Trong ngành tổ chức sự kiện, một trong những thách thức lớn nhất hiện nay là chi phí ngày càng tăng. Theo một khảo sát gần đây của Global DMC Partners (GDP), chi phí cao trong việc thuê phòng, dịch vụ ăn uống (F&B) và thiết bị âm thanh, ánh sáng (AV) đang gây khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện. Khảo sát này đã hỏi ý kiến 164 chuyên gia về sự kiện và hội nghị trên toàn cầu, với đa số đến từ Mỹ, Canada, Anh và châu Âu.
Catherine Chaulet, CEO của GDP, cho biết: “Giá thuê phòng, F&B và AV đã tăng trung bình từ 10-30% trong 2 năm qua, khiến các nhà tổ chức sự kiện phải đối mặt với sự căng thẳng về ngân sách”. Dù ngân sách có tăng thêm 10-20%, điều này vẫn chưa đủ để bù đắp chi phí. Để tiết kiệm, các nhà tổ chức buộc phải giảm thời lượng chương trình, cắt giảm chi phí âm thanh ánh sáng, và tái sử dụng vật liệu trang trí cho nhiều sự kiện khác nhau.
Giải Pháp Nào Để Cắt Giảm Chi Phí Hiệu Quả?
Mặc dù việc chuyển đổi sự kiện từ trực tiếp sang trực tuyến có thể giúp giảm chi phí, nhưng không phải nhà tổ chức nào cũng chọn phương án này. Theo khảo sát, chỉ có 23% người tổ chức sự kiện thỉnh thoảng chọn tổ chức trực tuyến, trong khi đa số vẫn giữ nguyên hình thức trực tiếp.
Ngoài việc cắt giảm chi phí, các nhà tổ chức cũng gặp nhiều thách thức khác như:
Tìm kiếm địa điểm phù hợp.
Quản lý ngân sách hợp lý.
Nhận phê duyệt kịp thời từ những người ra quyết định.
Đàm phán hợp đồng với các bên đối tác.
Thời Gian Lên Kế Hoạch Sự Kiện Đang Thay Đổi Ra Sao?
Một xu hướng tích cực là thời gian chuẩn bị sự kiện đang tăng lên. Hơn 25% nhà tổ chức đã bắt đầu lên kế hoạch sự kiện trước từ 10 tháng đến 1 năm, tăng so với 15% trong các khảo sát trước. Điều này cho thấy việc lập kế hoạch đang có sự cải thiện, nhưng vẫn còn một phần đáng kể (23%) chỉ lập kế hoạch trước 4-6 tháng.
Đa Dạng, Công Bằng và Hòa Nhập (DEI) – Liệu Đây Có Phải Là Ưu Tiên Mới?
Các sáng kiến về Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập (DEI) đang trở nên quan trọng hơn đối với các nhà tổ chức sự kiện. 18% người tổ chức đã kết hợp DEI vào mọi chương trình của họ, và hơn 25% đã đưa DEI vào phần lớn các chương trình. Một trong những cách phổ biến để đảm bảo DEI là hỏi về các yêu cầu hỗ trợ đặc biệt khi đăng ký sự kiện, với 64% nhà tổ chức luôn làm điều này.
AI – Xu Hướng Công Nghệ Mới Trong Ngành Sự Kiện
Một trong những xu hướng nổi bật là việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình sự kiện. Gần một nửa số nhà tổ chức sử dụng các công cụ AI như ChatGPT và Microsoft CoPilot để tối ưu hóa công việc. Các công cụ này giúp tự động hóa các quy trình như kiểm tra ngữ pháp, tạo nội dung và ghi chú sự kiện, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Kết Luận
Trong bối cảnh chi phí tăng cao, các nhà tổ chức sự kiện cần phải sáng tạo trong cách quản lý ngân sách và tài nguyên. Việc sử dụng công nghệ như AI, kết hợp với các sáng kiến về DEI và chuẩn bị kỹ lưỡng có thể giúp họ vượt qua các thách thức, đồng thời mang đến những trải nghiệm sự kiện tốt nhất cho người tham dự.