Những Điều Các Nhà Tổ Chức Sự Kiện Cần Biết: Lời Tâm Huyết Từ Nhà Tài Trợ và Triển Lãm

Kính gửi các nhà tổ chức sự kiện,

Hãy thẳng thắn: Chúng tôi – những nhà tài trợ và triển lãm – tham gia sự kiện của bạn vì mục tiêu mở rộng cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng, tăng cường mạng lưới đối tác, và nâng cao nhận diện thương hiệu của công ty mình. Đây là một động cơ kinh doanh thuần túy, và điều này hoàn toàn tốt. Hệ sinh thái nhà tài trợ và triển lãm chính là một trong những trụ cột vững chắc giúp sự kiện của bạn cũng như ngành sự kiện phát triển. Tuy nhiên, để chúng tôi tiếp tục quay lại với sự kiện của bạn, trải nghiệm phải được cải thiện.

Những thách thức thường gặp

Dù là nhà tài trợ, triển lãm hay diễn giả, chúng tôi không phải lúc nào cũng nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ bạn. Điều này thường bắt nguồn từ những chi tiết tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của chúng tôi.

Chẳng hạn, việc phải sử dụng tới các hệ thống khác nhau chỉ để đăng nhập và hoàn thành các thủ tục cơ bản cho sự kiện: đăng ký sự kiện, gửi đề xuất phiên thảo luận, tải lên slide thuyết trình, cấu hình gian hàng, đặt dịch vụ gian hàng, và cập nhật nhiệm vụ. Quy trình này mất hàng giờ, gây mệt mỏi và cảm giác không được trân trọng.

Nếu sự kiện có đối thủ cạnh tranh, chúng tôi có thể không quay lại vào năm sau.

Giải pháp là gì?

Tin tốt là tất cả những vấn đề này có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách sử dụng công nghệ sự kiện hiện đại, như hệ thống ticketx. Đây là cách mà các nhà tổ chức có thể cải thiện trải nghiệm của chúng tôi:

1. Ngay khi ký hợp đồng, cung cấp bảng điều khiển tài trợ

Hãy gửi lời mời truy cập vào bảng điều khiển tài trợ, nơi tất cả thông tin quan trọng được hiển thị một cách rõ ràng:

• Trạng thái sự kiện: số lượng người tham dự đã đăng ký, thông tin nhân khẩu học, vai trò công việc, và lịch sử tham gia sự kiện trước đây.

• Nhiệm vụ cần hoàn thành cùng với hạn chót.

• Tùy chọn tải lên logo, mô tả công ty, tài liệu quảng cáo, và cấu hình truyền thông xã hội.

2. Hỗ trợ quản lý nhóm dễ dàng

Hãy để chúng tôi:

• Mời các đồng nghiệp tham gia nhóm và chỉ định vé sự kiện cùng vai trò cụ thể.

• Danh sách thành viên nhóm của chúng tôi hiển thị trên trang web và ứng dụng di động để người tham dự dễ dàng liên hệ.

3. Quản lý gian hàng và phiên thảo luận từ một nơi duy nhất

Hãy cung cấp công cụ để:

• Cấu hình gian hàng, từ sản phẩm đến tải lên thiết kế

• Quản lý các phiên tài trợ, bao gồm tải lên tài sản như slide thuyết trình và hiển thị thông tin này trên ứng dụng và trang web.

4. Nâng cao khả năng thu thập và quản lý khách hàng tiềm năng

Chúng tôi cần:

• Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng ngay trong ứng dụng sự kiện, thay vì dùng ứng dụng riêng lẻ.

• Các thành viên trong nhóm có thể truy cập và cập nhật thông tin khách hàng tiềm năng đồng thời.

• Tích hợp liền mạch thông tin khách hàng tiềm năng với CRM của chúng tôi.

Đảm bảo giao tiếp tức thời

Khả năng trò chuyện trực tiếp với khách hàng tiềm năng trong sự kiện là yếu tố sống còn. Thời gian chờ đợi sau sự kiện để liên hệ có thể là quá muộn.

5. Đơn giản hóa đăng ký cho sự kiện tiếp theo

Cuối cùng, việc cho phép chúng tôi chọn trước vị trí gian hàng cho sự kiện năm sau (trong môi trường 3D) sẽ giúp quy trình trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Kết luận

Kính gửi các nhà tổ chức sự kiện, nếu bạn thực sự muốn giữ chân các nhà tài trợ và triển lãm, hãy chú ý đến những điều này. Nếu bạn chưa biết cách thực hiện, hãy trao đổi với chúng tôi hoặc tham khảo các giải pháp công nghệ sự kiện như ticketx.

Sự quan tâm của bạn chính là yếu tố quyết định thành công của cả hai bên.