Lời nhắn từ nhà tài trợ và nhà triển lãm: Những gì chúng tôi cần từ bạn – nhà tổ chức sự kiện
Table of contents
Chúng tôi, các nhà tài trợ và đơn vị triển lãm, tham gia sự kiện của bạn với một mục tiêu rất rõ ràng: mở rộng cơ sở dữ liệu khách hàng, xây dựng mạng lưới đối tác và tăng cường nhận diện thương hiệu. Đây hoàn toàn là những động cơ kinh doanh, và điều đó là hoàn toàn hợp lý. Hệ sinh thái giữa nhà tài trợ và đơn vị triển lãm chính là một trong những trụ cột giúp duy trì sự thành công của sự kiện và cả ngành sự kiện nói chung.
Tuy nhiên, để chúng tôi có thể đạt được những mục tiêu này, sự hỗ trợ từ phía bạn – nhà tổ chức sự kiện – là vô cùng quan trọng. Dù điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng thực tế cho thấy, rất nhiều sự kiện không đáp ứng được mong đợi của chúng tôi, bất kể chúng tôi tham gia với tư cách nhà tài trợ, triển lãm hay chỉ là người tham dự.
Tất cả đều xoay quanh trải nghiệm. Chính trải nghiệm đó sẽ quyết định liệu chúng tôi có cảm thấy được tôn trọng và chào đón hay không, và liệu chúng tôi có muốn quay lại trong các sự kiện tương lai của bạn hay không. Vì vậy, chúng tôi xin gửi đến bạn danh sách những điều chúng tôi mong muốn từ bạn, những nhà tổ chức sự kiện, trong năm 2024 – những điều hoàn toàn có thể thực hiện được với công nghệ hiện tại.
1. Bảng điều khiển cho nhà tài trợ và đơn vị triển lãm
Ngay sau khi chúng tôi ký hợp đồng tham gia sự kiện, chúng tôi muốn nhận được quyền truy cập vào bảng điều khiển trực tuyến dành riêng cho nhà tài trợ. Ở đó, chúng tôi có thể dễ dàng theo dõi tất cả thông tin cần thiết như:
Thông tin về sự kiện: Có bao nhiêu người tham dự đã đăng ký? Hồ sơ của họ là ai? Họ làm việc ở đâu và có vai trò gì?
Quản lý tài liệu: Tải lên logo công ty, cập nhật mô tả, thêm tài liệu quảng cáo và chọn kênh truyền thông để giới thiệu thương hiệu của mình.
Tùy chỉnh nhóm tham gia: Chúng tôi muốn mời đồng nghiệp tham gia, chỉ định vai trò và phân chia quyền hạn cho từng thành viên. Ví dụ: không phải ai cũng cần quyền truy cập vào hệ thống thu thập và quản lý khách hàng tiềm năng.
2. Tích hợp thông tin gian hàng và trò chơi tương tác
Nếu sự kiện có triển khai trò chơi tương tác (gamification), chúng tôi muốn có thể dễ dàng liệt kê các chương trình tặng quà, giải thưởng hoặc bất kỳ hoạt động đặc biệt nào diễn ra tại gian hàng của mình. Ngoài ra, chúng tôi mong muốn được tổ chức các sự kiện phụ tại gian hàng, như buổi gặp gỡ khách hàng, hoặc thậm chí là các buổi tiệc VIP tại địa điểm gần đó.
3. Tùy chỉnh gian hàng triển lãm
Chúng tôi cần có khả năng tùy chỉnh gian hàng triển lãm của mình một cách trực quan. Điều này bao gồm việc mua sắm đồ nội thất, dịch vụ cần thiết và tải lên các thiết kế 3D để người dựng gian hàng có thể nắm bắt chính xác yêu cầu của chúng tôi.
4. Quản lý các phiên tài trợ
Nếu chúng tôi có tài trợ các phiên hội thảo, chúng tôi muốn quản lý chúng từ bảng điều khiển của mình. Điều này bao gồm việc tải lên các tài liệu như PowerPoint, PDF và đảm bảo các phiên của chúng tôi được liệt kê trên trang sự kiện và ứng dụng di động, để người tham dự có thể dễ dàng đăng ký.
5. Quản lý khách hàng tiềm năng một cách thuận tiện
Trong sự kiện, việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng là yếu tố quan trọng nhất đối với chúng tôi. Chúng tôi mong muốn:
Thu thập và truy xuất thông tin khách hàng từ ứng dụng di động chính thức của sự kiện.
Chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào.
Giao tiếp ngay lập tức với khách hàng tiềm năng khi có thể, vì thời gian là yếu tố then chốt.
6. Tích hợp dữ liệu sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, chúng tôi mong muốn có khả năng tải xuống danh sách khách hàng tiềm năng hoặc tích hợp chúng trực tiếp vào hệ thống CRM của mình. Điều này giúp chúng tôi quản lý và theo dõi thông tin một cách hiệu quả sau sự kiện.
7. Đăng ký vị trí gian hàng cho sự kiện kế tiếp
Nếu sự kiện tiếp theo đã được lên kế hoạch, chúng tôi muốn chọn trước vị trí gian hàng của mình, lý tưởng nhất là thông qua mô hình 3D của triển lãm. Điều này sẽ giúp chúng tôi dễ dàng đưa ra quyết định và chuẩn bị cho sự kiện kế tiếp một cách tốt nhất.