Ứng dụng sự kiện – Lời hứa chưa được thực hiện?

Ứng dụng sự kiện từng là tiêu chuẩn cho hầu hết các sự kiện, bất kể quy mô. Tuy nhiên, gần đây, một số sự kiện đã bắt đầu loại bỏ chúng. Ví dụ, tại một sự kiện tôi tham dự tháng trước với hơn 200 người, không hề có ứng dụng sự kiện. Thay vào đó, thông tin quan trọng được cung cấp thông qua mã QR trên mặt sau huy hiệu của người tham dự. Đây là điều đáng chú ý, đặc biệt trong bối cảnh các ứng dụng từng là công cụ kết nối chính trong ngành.

Dù vậy, cần phải làm rõ: tôi không phản đối ứng dụng sự kiện. Trên thực tế, tôi tin rằng chúng có giá trị lớn khi được sử dụng đúng cách. Nhưng tại sao nhiều sự kiện, đặc biệt là các sự kiện nhỏ hơn, đang giảm bớt sự phụ thuộc vào ứng dụng? Một phần lớn lý do có thể nằm ở những lời hứa chưa được thực hiện, đặc biệt về khả năng kết nối.

Những lời hứa chưa được thực hiện

Kết nối là lý do hàng đầu để sử dụng ứng dụng sự kiện, nhưng rất ít ứng dụng thực sự mang lại giá trị này. Trong gần 20 năm tồn tại, chức năng chính của các ứng dụng sự kiện vẫn chủ yếu xoay quanh việc:

• Xem lịch trình sự kiện.

• Nhận thông báo cập nhật.

• Thực hiện một số mức độ nhắn tin (mà thường dẫn đến thư rác).

Tuy nhiên, những tính năng này vẫn chưa đủ để thuyết phục người tham dự hoàn toàn chuyển sang ứng dụng. Trong khi các ứng dụng đang dần cải thiện với sự hỗ trợ của AI, trải nghiệm người dùng (UX) vẫn là một vấn đề lớn. Một số ứng dụng như Attendify từng có UX nổi bật và rất được yêu thích, nhưng chúng không thể tồn tại lâu dài trên thị trường.

Tại sao một số nhà tổ chức sự kiện lại không dùng ứng dụng?

1. Giáo dục người tham dự

   • Nếu bạn không truyền đạt rõ ràng về ứng dụng và cách sử dụng, ứng dụng sẽ trở nên vô giá trị. Người tham dự cần được hướng dẫn cụ thể và dễ hiểu để có thể tận dụng tối đa công cụ này.

2. Sự sẵn lòng của người tham dự

   • Một số nhóm đối tượng, đặc biệt là người lớn tuổi, vẫn ưa chuộng các chương trình nghị sự in giấy hơn. Họ không thấy giá trị hoặc không quen thuộc với việc sử dụng ứng dụng.

3. Trùng lặp thông tin sự kiện

   • Khi bạn phải cập nhật thông tin cả trên trang web lẫn trong ứng dụng, khối lượng công việc tăng lên đáng kể. Điều này dễ dẫn đến sai sót hoặc thông tin không đồng nhất.

4. Nhân viên bối rối

   • Ứng dụng sự kiện ảnh hưởng đến nhiều nhóm nội bộ, từ thành viên/đăng ký, giáo dục/nội dung, tài trợ, tiếp thị đến CNTT. Nếu không có sự phân công rõ ràng, nhóm làm việc có thể coi ứng dụng là gánh nặng hơn là nguồn hỗ trợ.

Khi nào nên sử dụng ứng dụng sự kiện?

Không phải mọi sự kiện đều cần ứng dụng. Dưới đây là một số trường hợp nên cân nhắc:

• Sự kiện lớn (>1.000 người tham dự): Ứng dụng có thể giúp giảm hỗn loạn, cung cấp thông tin kịp thời và cải thiện trải nghiệm tổng thể.

• Sự kiện có tính tương tác cao: Khi mục tiêu là khuyến khích networking hoặc tổ chức hoạt động gamification.

• Sự kiện nhiều ngày: Ứng dụng giúp người tham dự dễ dàng theo dõi lịch trình và các phiên họp quan trọng.

Làm thế nào để tối ưu hóa ứng dụng sự kiện?

1. Đơn giản hóa UX

   • Trải nghiệm người dùng phải trực quan và dễ sử dụng. Người tham dự không nên cần quá nhiều bước để truy cập thông tin cần thiết.

2. Tập trung vào kết nối

   • Đảm bảo ứng dụng hỗ trợ tốt việc khám phá và kết nối với những người tham dự khác. Đây là một tính năng quan trọng thường bị bỏ qua.

3. Hỗ trợ AI và cá nhân hóa

   • Sử dụng AI để đưa ra các gợi ý lịch trình, kết nối phù hợp và cải thiện trải nghiệm tổng thể.

4. Truyền thông hiệu quả

   • Xây dựng chiến lược truyền thông rõ ràng để giới thiệu ứng dụng trước và trong sự kiện, bao gồm video hướng dẫn và nhân viên hỗ trợ tại chỗ.

5. Phân công rõ ràng

   • Phân công trách nhiệm cho từng nhóm nội bộ để đảm bảo ứng dụng hoạt động trơn tru và trở thành nguồn lực đáng tin cậy.

Tương lai của ứng dụng sự kiện

Ứng dụng sự kiện sẽ không biến mất, nhưng chúng cần đổi mới để phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Những công ty như Eventbase vẫn đang dẫn đầu trong việc cung cấp giải pháp cho các sự kiện lớn, nhưng các nhà cung cấp nhỏ hơn cần tìm cách cải tiến hoặc có nguy cơ bị loại bỏ.

Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện nhỏ (<1.000 người tham dự), việc sử dụng ứng dụng có thể không phải là lựa chọn tối ưu. Tuy nhiên, với sự đổi mới và chiến lược phù hợp, ứng dụng sự kiện vẫn là một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện trải nghiệm tham dự và nâng cao hiệu quả tổ chức.