Trong việc tổ chức sự kiện, câu hỏi về việc nên sử dụng ki-ốt tự phục vụ hay không là một cân nhắc quan trọng. Điều này không chỉ là về công nghệ hay tài chính, mà còn là chiến lược kinh doanh dài hạn. Ki-ốt tự phục vụ có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí, nhất là trong việc giảm thiểu số lượng nhân viên đăng ký và làm thủ tục. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất làm việc.
Thêm vào đó, các ki-ốt tự phục vụ với thương hiệu sự kiện nổi bật chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của người tham dự. Hình ảnh các ki-ốt check-in được thiết kế đẹp mắt không chỉ tạo nên ấn tượng chuyên nghiệp mà còn giúp tăng khả năng nhận diện sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng công nghệ này nên phục vụ nhu cầu kinh doanh của bạn, chứ không phải là yếu tố quyết định cách tổ chức sự kiện.
Sự linh hoạt của ki-ốt tự phục vụ
Ngay cả khi bạn quyết định sử dụng ki-ốt tự phục vụ, bạn vẫn cần có một vài điểm đăng ký có nhân viên hỗ trợ. Những trường hợp đăng ký đặc biệt, như thẻ bị mất hoặc cần sự can thiệp trực tiếp, đòi hỏi sự hỗ trợ của con người. Vì vậy, luồng đăng ký kết hợp giữa ki-ốt tự phục vụ và các điểm đăng ký có nhân viên là lựa chọn hợp lý. Điều này đảm bảo tính linh hoạt và giảm thiểu sự cố trong quá trình đăng ký.
Các tùy chọn khi sử dụng ki-ốt và in thẻ
Khi lựa chọn phần cứng và dịch vụ in thẻ, bạn sẽ có rất nhiều sự lựa chọn, có thể khá phức tạp. Dưới đây là một số tùy chọn bạn có thể cân nhắc để tìm ra giải pháp tốt nhất cho sự kiện của mình:
In thẻ một lần cho tất cả người tham dự
Nếu bạn chỉ có một mẫu thẻ duy nhất cho tất cả người tham dự, bạn có thể in thẻ hoàn toàn trong một lần với máy in phun màu. Các dòng máy in Epson CW-3500, Swiftcolor hoặc Canon có thể in thẻ từ giấy mật độ cao hoặc nhựa. Đây là giải pháp linh hoạt nhất nhưng cũng là phương án tốn kém nhất.Thiết kế thẻ khác nhau cho các nhóm người tham dự
Nếu sự kiện của bạn có nhiều nhóm người tham dự với thẻ có thiết kế riêng biệt, bạn có thể in sẵn các mẫu thẻ và chỉ in tên, công ty và thông tin cụ thể của người tham dự tại ki-ốt tự phục vụ. Với giải pháp này, bạn có thể sử dụng máy in nhiệt như Zebra, Brother hoặc Dymo. Các máy in nhiệt cao cấp như Zebra ZD621 còn cho phép in thẻ “bướm” gấp quạt tiện lợi mà không cần dán nhãn.Một mẫu thẻ duy nhất cho tất cả, in đen trắng
Nếu bạn chỉ cần một mẫu thẻ cho tất cả người tham dự và muốn giữ chi phí thấp, giải pháp in đen trắng trên máy in nhiệt cũng là một lựa chọn. Bạn có thể sử dụng phông chữ lớn để in tên và loại người tham dự như "Người tham dự", "Diễn giả", "VIP" trên thẻ, giúp người tham dự dễ dàng sử dụng bất kỳ trạm tự phục vụ nào mà không gặp khó khăn.
Những cân nhắc quan trọng
Việc quyết định sử dụng ki-ốt tự phục vụ không phải chỉ dựa vào sự hấp dẫn của công nghệ mà phải cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu của sự kiện. Các tính năng của nền tảng quản lý sự kiện không chỉ giúp giảm thiểu chi phí nhân sự mà còn giúp tăng sự tiện lợi và trải nghiệm cho người tham dự. Dù bạn chọn giải pháp nào, điều quan trọng là đảm bảo quy trình đăng ký trơn tru và thuận tiện nhất cho tất cả mọi người.
Nền tảng quản lý sự kiện toàn diện mà bạn chọn có thể cung cấp các giải pháp tối ưu cho bất kỳ nhu cầu đăng ký nào, từ in thẻ, quản lý người tham dự đến tổ chức các điểm check-in linh hoạt. Hãy cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công và ấn tượng nhất.