Khi mọi người nghe tôi làm việc tại các hội chợ thương mại, họ thường nghĩ rằng công việc của tôi là cơ hội để đi du lịch, ở khách sạn và khám phá nhiều địa điểm mới. Tuy nhiên, thực tế là hầu hết các nhà quản lý triển lãm thương mại chỉ dành một phần nhỏ thời gian của họ trên sàn triển lãm. Nhiều người chịu trách nhiệm cho hàng trăm sự kiện, nhưng chỉ xuất hiện ở rất ít trong số đó. Thay vào đó, họ ngồi trong văn phòng, làm việc với bảng tính và hóa đơn, trong khi các thành viên khác đang phục vụ khách hàng và tận hưởng những tiện ích như nâng cấp phòng khách sạn.
Mặc dù đây là một ví dụ có phần phóng đại, nhưng điều này phản ánh thực tế rằng các nhà quản lý triển lãm không phải lúc nào cũng trực tiếp điều hành sự kiện. Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch kỹ lưỡng là chìa khóa để quản lý triển lãm từ xa thành công. Sau nhiều năm làm việc trong lĩnh vực này, tôi đã học được rằng quy trình đơn giản, rõ ràng giúp mọi thứ trơn tru ngay cả khi bạn không có mặt trực tiếp tại sự kiện. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý triển lãm từ xa hiệu quả hơn.
1. Soạn Thảo Gói Triển Lãm Toàn Diện
Tôi luôn chuẩn bị một tài liệu mà tôi gọi là Gói Triển Lãm Toàn Diện hay còn gọi là "Tài liệu Truyền thông Trước Triển lãm". Đây là một kế hoạch chi tiết bao gồm tất cả các thông tin cơ bản như ngày, giờ triển lãm, số gian hàng, bản đồ khu vực, nhà cung cấp dịch vụ và hãng vận tải.
Điều quan trọng là bạn nên sắp xếp mọi thứ theo thứ tự thời gian. Ví dụ, nếu bạn biết nhóm lắp đặt sẽ đến lúc 8 giờ sáng và một nhà cung cấp mang tủ đông đến lúc 10 giờ sáng, bạn cần lập lịch trình rõ ràng để mọi người tham gia biết được khi nào và điều gì sẽ diễn ra. Hơn nữa, hãy chắc chắn cung cấp thông tin liên lạc của tất cả các bên liên quan, từ nhà cung cấp dịch vụ, nhà thầu đến đại diện triển lãm.
Việc chuẩn bị đầy đủ các bản sao cứng của hợp đồng, sơ đồ và các tài liệu liên quan cũng rất quan trọng. Bạn có thể lưu trữ chúng trên Google Drive hoặc Dropbox để dễ dàng truy cập từ xa. Một chiếc iPad cho nhóm tại chỗ sẽ giúp họ truy cập và xử lý các tệp một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng không phải địa điểm nào cũng có kết nối Wi-Fi ổn định, nên bạn nên tải trước các tài liệu quan trọng về thiết bị.
2. Chọn Người Đại Diện Tại Chỗ
Trước khi sự kiện bắt đầu, bạn cần chọn người đại diện tại chỗ. Người này sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề như lắp đặt, quản lý khách hàng và xử lý những tình huống bất ngờ. Đó có thể là trưởng nhóm hoặc bất kỳ ai có kỹ năng tổ chức tốt và đáng tin cậy.
Hãy chọn một người tỉ mỉ và đáng tin, không nhất thiết phải là người có cấp bậc cao nhất. Người đại diện không chỉ là người theo dõi tiến độ mà còn là cầu nối giữa các bên liên quan với bạn khi bạn không thể có mặt. Bạn cũng có thể chỉ định nhiều người phụ trách, một cho phần lắp đặt và một cho những ngày diễn ra sự kiện và tháo dỡ.
3. Chia Sẻ Kế Hoạch Rõ Ràng
Trước khi triển lãm diễn ra, hãy tổ chức cuộc họp với các bên liên quan để xem xét kế hoạch chi tiết. Đây là lúc để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của họ, từ việc đặt vé máy bay đến việc triển khai các hoạt động tại gian hàng. Một cuộc họp sẽ giúp bạn và nhóm hiểu rõ mục tiêu của chương trình, tránh những tình huống hiểu nhầm hoặc sự cố không mong muốn.
Ví dụ, nếu mục tiêu chính của bạn là thực hiện 15 bản demo sản phẩm mỗi ngày, thì người đại diện của bạn cần biết rõ để đảm bảo cả nhóm tập trung vào nhiệm vụ này.
4. Chuẩn Bị Kỹ Càng
Hãy chia quá trình quản lý triển lãm thành ba giai đoạn: lắp đặt, ngày triển lãm và tháo dỡ. Bạn nên cung cấp cho người đại diện tại chỗ hướng dẫn cụ thể cho từng giai đoạn.
Ví dụ, trong quá trình lắp đặt, hãy đảm bảo rằng người đại diện biết rõ khi nào các thùng hàng sẽ đến, thứ tự lắp đặt và cách xử lý các sự cố. Bạn cũng có thể yêu cầu họ gửi ảnh hoặc gọi video để kiểm tra tiến độ. Họ cũng nên có danh sách kiểm tra cho việc mở gian hàng mỗi ngày và theo dõi hoạt động của nhóm.
Về việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, hãy đảm bảo thiết bị của bạn được đồng bộ hóa hàng ngày và có kế hoạch cho các vấn đề kỹ thuật phát sinh. Đặc biệt, việc đảm bảo các tài khoản mạng xã hội, tài liệu truyền thông được chuẩn bị sẵn cũng rất quan trọng để duy trì sự hiện diện của thương hiệu trong suốt sự kiện.
5. Đảm Bảo Triển Khai Thuận Lợi
Cuối cùng, đừng quên giai đoạn tháo dỡ và đóng gói. Hãy cung cấp cho nhóm của bạn bản hướng dẫn chi tiết về cách đóng gói và nhãn mác các mặt hàng. Bạn cũng nên chuẩn bị trước phong bì với nhãn gửi đi và mọi tài liệu cần thiết để họ dễ dàng xử lý.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và rõ ràng sẽ giúp bạn và nhóm của bạn đối phó với mọi tình huống bất ngờ, dù bạn có mặt tại sự kiện hay không. Triển lãm có thể diễn ra một cách trơn tru ngay cả khi bạn không trực tiếp tham gia, vì thế hãy chuẩn bị thật tốt để đảm bảo rằng chương trình vẫn tiếp tục diễn ra thành công.