Trong cuộc sống hàng ngày, trợ lý kỹ thuật số và chatbot đã trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy của chúng ta. Từ việc giúp quản lý lịch trình cá nhân, đến cung cấp thông tin về thời tiết, tin tức và sự kiện, chúng đã thay đổi cách chúng ta tương tác với công nghệ. Và giờ đây, những tiến bộ này đang dần "xâm chiếm" lĩnh vực tổ chức sự kiện dưới dạng chatbot sự kiện.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá chatbot sự kiện là gì, cách sử dụng chúng trong tổ chức sự kiện, và những lợi ích mà chúng có thể mang lại.
Chatbot Là Gì?
Chatbot là một loại trợ lý kỹ thuật số được lập trình để giao tiếp với người dùng qua các nền tảng nhắn tin hoặc trang web. Bạn có thể đã quen thuộc với những cái tên như Siri của Apple hay Alexa của Amazon. Mặc dù nhiều người lầm tưởng rằng chatbot là trí tuệ nhân tạo (AI), nhưng thực tế, chúng chủ yếu dựa trên xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Điều này có nghĩa là khi bạn hỏi chatbot một câu hỏi, nó sẽ "hiểu" câu hỏi của bạn và trả về câu trả lời dựa trên dữ liệu đã được lập trình trước đó.
Vậy, chatbot sự kiện là gì? Đơn giản, đó là các chatbot được tùy chỉnh đặc biệt để phục vụ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, giúp người tham dự dễ dàng tìm kiếm thông tin và cải thiện trải nghiệm sự kiện.
Thống Kê Về Sự Phát Triển Của Chatbot
Sự phổ biến của trợ lý kỹ thuật số và chatbot đã tăng lên rất nhanh trong những năm gần đây. Một số số liệu nổi bật bao gồm:
Vào năm 2017, số lượng trợ lý giọng nói đã tăng 128%, đạt con số hơn 35 triệu.
Đến năm 2022, 55% hộ gia đình ở Hoa Kỳ sở hữu ít nhất một trợ lý giọng nói.
60% thế hệ thiên niên kỷ (Millennials) đã từng sử dụng chatbot, và trong đó, 70% có trải nghiệm tích cực.
Khoảng 50% người chưa từng dùng chatbot trước đây đang muốn thử nghiệm nó.
Những con số này chỉ ra rằng người tiêu dùng đã dần quen thuộc và cởi mở với việc sử dụng chatbot và các trợ lý kỹ thuật số. Điều này mở ra cơ hội lớn cho các nhà tổ chức sự kiện áp dụng công nghệ này vào trong sự kiện của mình.
Chatbot Sự Kiện Hoạt Động Như Thế Nào?
Chatbot sự kiện được thiết kế để trả lời các câu hỏi liên quan đến sự kiện và hỗ trợ người tham dự. Các nhà tổ chức sự kiện có thể triển khai chatbot dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như:
Tích hợp chatbot vào các ứng dụng nhắn tin tức thời như WhatsApp hay Messenger.
Sử dụng tin nhắn SMS để tương tác với người tham dự.
Nhúng chatbot vào website của sự kiện để trả lời các câu hỏi trực tiếp từ khách tham dự.
Chatbot sự kiện có thể giải đáp các câu hỏi phổ biến về chương trình nghị sự, thông tin về diễn giả, địa điểm, bố cục sự kiện, và nhiều thông tin khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả người tổ chức lẫn người tham dự, khi không phải truy cập nhiều ứng dụng hoặc tìm kiếm thông tin ở nhiều nơi khác nhau.
Lợi Ích Của Chatbot Sự Kiện
Sử dụng chatbot trong sự kiện có nhiều ưu điểm nổi bật, giúp tối ưu hóa trải nghiệm cho cả người tham dự lẫn nhà tổ chức:
Cung cấp câu trả lời nhanh chóng: Chatbot có thể ngay lập tức trả lời các câu hỏi phổ biến mà không cần người tham dự phải chờ đợi lâu.
Tiết kiệm thời gian: Người tham dự không cần phải tìm kiếm thông tin trong các ứng dụng hoặc chương trình nghị sự, mà chỉ cần hỏi chatbot và nhận câu trả lời trực tiếp.
Giảm tải công việc cho nhân viên sự kiện: Chatbot có thể thay thế một số nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng mà thông thường cần đến sự có mặt của nhân viên, giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực: Chatbot có thể ghi lại những câu hỏi phổ biến nhất, giúp nhà tổ chức nhận ra các vấn đề mà nhiều người quan tâm, từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc cung cấp thêm thông tin nhanh chóng.
Giải Quyết Khi Chatbot Không Biết Câu Trả Lời
Mặc dù chatbot rất hữu ích, nhưng chúng chỉ có thể trả lời những câu hỏi mà đã được lập trình trước. Vậy nếu có những câu hỏi mà chatbot chưa được lập trình thì sao? Hầu hết các chatbot sự kiện đều được lập trình để chuyển các câu hỏi không biết cho nhân viên thực sự, giúp họ tiếp quản và đưa ra câu trả lời chính xác hơn.
Chatbot cũng có thể giúp phát hiện "điểm mù" trong giao tiếp sự kiện. Ví dụ, nếu có nhiều người hỏi cùng một câu hỏi mà không có câu trả lời, điều này sẽ giúp nhà tổ chức nhanh chóng nhận ra vấn đề và bổ sung thông tin cần thiết, đảm bảo người tham dự có trải nghiệm tốt hơn.
Chatbot Sự Kiện Có Thay Thế Được Con Người Không?
Mặc dù chatbot sự kiện có nhiều lợi ích, chúng không thể và không nên thay thế hoàn toàn con người. Thay vào đó, chúng là một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp công việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Như chuyên gia Brandt Krueger đã nhận định, chatbot là một công cụ bổ trợ, giúp tối ưu hóa các sự kiện mà không làm mất đi yếu tố nhân văn trong trải nghiệm của người tham dự.