Trong thời đại số hóa, công nghệ sự kiện đã và đang phát triển vượt bậc, mang lại cho các nhà tổ chức sự kiện vô vàn công cụ hỗ trợ. Những nền tảng mà trước đây chúng ta đã quen thuộc như tiếp thị qua email, hệ thống đăng ký, ứng dụng sự kiện hay công cụ phân tích hành vi của người tham dự đều đã được nâng cấp và tích hợp để mang đến một trải nghiệm toàn diện hơn. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều hệ thống rời rạc có thể tạo ra những khoảng trống thông tin, dẫn đến thiếu sót trong việc nắm bắt và phân tích dữ liệu sự kiện. Đây chính là vấn đề mà nhiều nhà tổ chức sự kiện đang gặp phải.
1. Xu hướng công nghệ sự kiện hiện nay
Hiện tại, hầu hết các nhà tổ chức sự kiện đều sở hữu một bộ công nghệ khá đa dạng. Từ công cụ đăng ký, tạo huy hiệu, đến nền tảng phân tích không gian hay ứng dụng tương tác tại chỗ, tất cả những công cụ này đều tạo ra khối lượng dữ liệu khổng lồ. Mỗi hệ thống có thể cung cấp thông tin về từng khía cạnh nhỏ của sự kiện, như mức độ tương tác của khách mời, hiệu suất chương trình hay các yếu tố chi phí.
Tuy nhiên, khi các hệ thống này hoạt động riêng lẻ, dữ liệu sẽ bị phân tán và khó có thể tạo ra bức tranh tổng thể về sự kiện. Điều này làm cho việc phân tích và tối ưu hóa trở nên khó khăn hơn. Và đó là lúc giải pháp tập hợp dữ liệu từ các nền tảng công nghệ sự kiện trở thành yếu tố quan trọng giúp nhà tổ chức nhìn thấy bức tranh tổng thể.
2. Tầm quan trọng của việc kết nối dữ liệu
Khi bạn đã xây dựng bộ công nghệ sự kiện của mình, bước tiếp theo là tập hợp tất cả dữ liệu từ các nền tảng khác nhau để tạo ra một cái nhìn toàn diện về hành vi của người tham dự. Bạn có thể sử dụng các công cụ như khảo sát trực tiếp, ứng dụng sự kiện, huy hiệu thông minh và công cụ thu thập thông tin khách hàng tiềm năng để lấp đầy những khoảng trống thông tin.
Một ví dụ thực tế là tại Diễn đàn Công nghệ Sự kiện ở London, các chuyên gia sự kiện đã được yêu cầu đánh giá tầm quan trọng của việc đo lường "tác động của sự kiện". Kết quả cho thấy, hầu hết đều hiểu rằng đo lường là điều cần thiết với mức xếp hạng trung bình 4,33/5. Tuy nhiên, khi được yêu cầu đánh giá mức độ trưởng thành trong việc áp dụng các phương pháp đo lường, con số trung bình chỉ đạt 2,23/5. Điều này phản ánh rằng dù có nhận thức, nhưng việc triển khai và báo cáo vẫn còn thiếu sót.
3. Cách tối ưu hóa công nghệ sự kiện của bạn
Một hệ thống công nghệ sự kiện hoàn chỉnh không chỉ dừng lại ở việc sở hữu nhiều công cụ khác nhau. Điều quan trọng là phải xác định rõ ràng nhu cầu dữ liệu của bạn, từ đó tích hợp các nền tảng một cách hợp lý để tránh tình trạng dữ liệu bị cô lập.
Việc xác định nhu cầu này nên bắt đầu từ việc hợp tác với các bên liên quan chính trong sự kiện. Ví dụ:
Nhà tài trợ có thể quan tâm đến sự tiếp xúc của thương hiệu, mức độ tương tác và số lượng khách hàng tiềm năng.
Người quản lý sự kiện có thể tập trung vào hiệu suất và sự vận hành trơn tru của sự kiện.
Bộ phận bán hàng sẽ ưu tiên tạo ra các khách hàng tiềm năng.
Bộ phận tiếp thị có thể hướng đến việc tăng cường sự nhận diện thương hiệu.
Hiểu và xác định nhu cầu này sẽ giúp bạn chọn đúng công nghệ và thu thập các số liệu phù hợp để đánh giá hiệu quả của sự kiện.
4. Lời khuyên cuối cùng: Kết nối để thành công
Một trong những bước quan trọng để đưa sự kiện của bạn lên một tầm cao mới chính là khả năng kết nối mọi dữ liệu lại với nhau. Chỉ khi bạn có một cái nhìn toàn diện về hành vi của người tham dự, hiệu suất của sự kiện, và những yếu tố cần cải thiện, bạn mới có thể tối ưu hóa được chi phí, nâng cao hiệu suất và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách mời. Việc đo lường không chỉ giúp bạn cải thiện các sự kiện sau này mà còn mang lại cái nhìn rõ ràng hơn về thành công của sự kiện hiện tại.
Dù bạn chọn các hệ thống riêng lẻ hay một giải pháp tất cả trong một, việc kết hợp các dữ liệu này sẽ mang lại cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về sự kiện và giúp bạn đưa ra quyết định chính xác hơn.